Em qualquer noticiário nacional, seja na TV, rádio ou veículos impressos e on-line, muito se ouve sobre o andamento de investigações como a Operação Lava-Jato, além das inúmeras denúncias de corrupção envolvendo empresas privadas.
Segundo o índice do Fórum Econômico Mundial, de 2016, o Brasil ocupa o 4º lugar no mundo em atos de corrupção, ficando atrás somente do Chade, Bolívia e Venezuela. Com isso, há uma preocupação cada vez maior dos empresários e empreendedores brasileiros em relação às questões relativas à ética e compliance nas empresas. Assim, é necessário estar ciente de que não existe um caminho alternativo, a gestão empresarial deve estar em sincronia com as boas práticas de governança corporativa, compliance e gestão de riscos.
Para combater as fraudes, veja a seguir oito dicas que são de grande ajuda no cotidiano de sua empresa.
- Conheça seus colaboradores, clientes, fornecedores e produtos
Por vezes, alguns problemas que ocorrem nas organizações estão fora do alcance de auditorias regulares, mas funcionários, fornecedores e até mesmo clientes podem saber o que está acontecendo. Por isso, é de extrema importância que você conheça todas as pessoas que se envolvem diretamente com o seu negócio.
No caso dos colaboradores, por exemplo, além do currículo e experiências profissionais anteriores, é preciso verificar referências, saber quais motivos o fizeram ser demitido de outra empresa e até sua flexibilidade moral, apurando qual sua percepção de ética e a propensão a se envolver em riscos.
Para isso, muitas empresas investem na aplicação de potencial de integridade resiliente, que são questionários e avaliações psicológicas com perguntas e desafios de diferentes níveis, com a finalidade de identificar como um indivíduo ou um grupo reagem as pressões éticas, podendo, assim, corrigir eventuais problemas.
Além disso, a ampliação das regras de compliance para parceiros é fundamental para evitar negócios com empresas envolvidas em atividades ilícitas.
- Tenha um conselho de administração
Se em um passado, relativamente recente, contar com um conselho de administração era algo restrito às grandes organizações, hoje pequenas e médias empresas estão tendo a percepção de que isso pode fazer toda a diferença no sucesso ou fracasso do empreendimento.
O conselho é uma forma de assegurar que a organização está sendo gerida de maneira clara e competente, pois é ele que irá ajudar a empresa na realização da estratégia, monitoramento e incentivo às boas práticas de governança, ajudando a evitar a corrupção, as fraudes e revendo os caminhos percorridos sempre que necessário.
Para tanto, é extremamente importante a independência na realização do trabalho do conselho, bem como a renovação periódica de seus membros conforme código de conduta.
- Tenha comitês de auditoria e gestão de riscos
Ao comitê de auditoria cabe a função de assegurar o equilíbrio, a integridade e a transparência das informações financeiras, devendo monitorar constantemente a eficácia dos controles internos relacionados a conflitos de interesse, fraudes e quaisquer desvios de conduta que impactem a organização.
Já o comitê de risco atua de forma preventiva, com a finalidade de alertar, informar e solicitar soluções diante de eventuais desenquadramentos dos limites de riscos e das regras e parâmetros utilizados pela empresa.
- Aplique mudanças de comportamento
Algo extremamente simples, mas que, muitas vezes, as empresas acabam deixando de lado é o fato de promover um comportamento ético na companhia. Uma gestão de ética eficaz pode exercer grande influência na cultura e no comportamento das pessoas, produzindo, assim, melhores resultados que abrangem não só questões relacionadas ao financeiro, mas também de motivação e produtividade.
Estimular os colaboradores a refletirem e atuarem de acordo com as regras formalizadas gera um ambiente mais transparente, influenciando diretamente na redução do número de fraudes.
Gerencie condutas e aprimore posturas, este é o caminho.
- Conheça os pontos frágeis do negócio e implemente controles adequados de informação e monitoramento
Ter conhecimento dos pontos frágeis do seu negócio auxilia na elaboração de um plano de risco com focos bem determinados e na implantação dos controles de informação e monitoramento adequados.
A implementação de um sistema de controles internos adequados e eficiente têm um papel primordial na prevenção, detecção e eliminação de fraudes e erros, resguardando a organização e seu patrimônio.
- Tenha políticas de segurança da informação
Ao conjunto de normas, métodos e procedimentos que a companhia constitui em relação à proteção de dados dá-se o nome de política de segurança da informação.
Um dos ativos mais preciosos de uma empresa é justamente a “informação”, pois é algo essencial para todos os tipos de processos realizados em qualquer negócio, e o vazamento de informações cruciais pode causar enormes prejuízos. Por esse motivo é importante a implementação de tais políticas, as quais visam minimizar riscos de fraudes e reduzir a vulnerabilidade dos sistemas de dados.
Cabe ressaltar que as políticas de segurança de informação devem ser analisadas e revisadas criticamente, em intervalos regulares, ou quando mudanças se fizerem necessárias.
- Implemente políticas de controle de acesso
Um dos principais condutores para a garantia da integridade do sistema de informação é a questão do controle de acesso.
Controlar acesso retrata muito mais do que verificar se há aprovações em cada solicitação, é imprescindível que haja parâmetros adicionais que possibilitem uma visão dos riscos envolvidos a cada combinação de permissão.
- Faça auditorias periódicas e mantenha processos de auditoria contínua
As auditorias internas e externas são fundamentais para as empresas que desejam efetuar a governança corporativa, compliance e gestão de riscos de maneira efetiva.
O monitoramento constante é extremamente importante, pois garante que todas as práticas estejam alinhadas, além de mostrar ao mercado que questões relacionadas à transparência, prestação de contas e responsabilidade corporativa são algumas das bases que regem a organização.
(08.10.2018)