Por Rosanna Matsuo (*)
A pandemia da Covid-19 tem afetado o cenário econômico mundial, não somente no que se refere às questões de saúde, pela falta de estrutura para atendimento aos infectados, mas também pelo impacto das medidas de combate na continuidade dos negócios que propulsionam a economia de cada país.
A prática do isolamento social se revela extremamente necessária para evitar a propagação da enfermidade, e com isso muitas empresas adotaram o sistema de trabalho remoto, bem como o uso da tecnologia adequada a esse formato de atividade. Nesse sentido, há muitos impasses, seja pela falta de regras trabalhistas para a execução do home office, ou pelo fato de nem todas as empresas e colaboradores possuírem as condições necessárias para esse tipo de trabalho, de forma a não reduzir a produtividade das equipes.
O processo de atendimento a distância exige conhecimento acerca de acesso remoto via VPN (Virtual Private Network), equipes autogerenciáveis, controle de produtividade por meio de aplicativos, e investimento robusto em internet, antivírus, e aquisições de notebooks. Tudo isso vislumbrando garantir o sigilo das informações, segurança no tráfego de dados, tempestividade das tarefas realizadas e eficiência.
No que diz respeito à área fiscal e contábil das empresas brasileiras, o cenário se torna bastante complexo, uma vez que muitas não conseguem, em um curto prazo de tempo, a infraestrutura ideal para o atendimento remoto de todos os seus colaboradores. Muitas entidades, por exemplo, operam com desktop (computadores de mesa) para evitar horas extras fora do local de trabalho, visando eliminar o risco de possíveis ações trabalhistas. Comprar notebooks para todos os colaboradores da área administrativa, instalar todas as ferramentas necessárias “da noite para o dia” pode ser algo caro e moroso.
Além disso, com o agravamento da crise econômica brasileira pela Covid-19, houve queda no faturamento das organizações, que precisaram demitir ou antecipar férias aos seus colaboradores. Com isso, algumas empresas estão atuando com times reduzidos, sendo que muitas delas ainda possuem processos manuais de registros de notas fiscais de entradas e saídas, ou seja, sem nenhuma robotização para realização dos registros fiscais.
Tais obstáculos podem impactar diretamente na entrega de obrigações acessórias, as quais podem contemplar informações incorretas e/ ou extemporâneas, ambas suscetíveis a sanções por parte do Fisco.
Diante disso, alguns estados estão prorrogando o pagamento de tributos sem encargos por cerca de 90 dias e, surpreendentemente, postergando a entrega das informações das declarações estaduais, o que não é usual.
Quando forem retomados os processos de compliance do governo, os mesmos virão com ênfase total em recuperação da arrecadação, até mesmo porque os tributos são a principal fonte de receita governamental. O Erário precisará reforçar suas entradas para liquidar todos os gastos necessários ao combate da pandemia e também para sanar os custos acerca dos benefícios concedidos, no intuito de manter o equilíbrio da economia interna.
Lembrando que as principais entregas de pessoa jurídica a serem realizadas ao Fisco, após a retomada ao processo normal de operação, serão: ECD e ECF, que contemplam toda a informação do ano anterior (2020 com ano-base 2019); EFD Contribuições e EFD Fiscal para as quais os contribuintes deverão realizar o envio do arquivo do período e também os retroativos, caso a empresa tenha acatado as postergações cedidas pelo governo.
Se existem tais dificuldades por parte das empresas, o Fisco vem desde o ano de 2007 aprimorando as ferramentas de auditoria eletrônica do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), contando com um “mega computador” denominado T-REX e um software desenvolvido pelo ITA, chamado Harpia. Os nomes fazem jus à capacidade de ambas as ferramentas, no que diz respeito ao cruzamento de informações entre obrigações acessórias, velocidade de captura e armazenagem de dados. Vale ressaltar que o SPED permite também o compartilhamento de informações entre governo federal, estadual e municipal, o que amplia ainda mais a eficiência nos procedimentos de fiscalização.
Vale ressaltar que, atualmente, a emissão de notas fiscais é eletrônica. Elas somente são geradas após homologação do Fisco, ou seja, a informação acerca das operações realizadas pela empresa é feita de forma instantânea, a partir do envio do arquivo xml da nf-e para o órgão fiscalizador. Com isso, a Receita pode realizar todo e qualquer cruzamento necessário aos seus processos de auditoria eletrônica. Lembrando que as notificações se aplicam também para os casos em que um fornecedor emita um documento contra um CNPJ e esse não apresente a informação do mesmo documento em suas obrigações fiscais.
Nesse sentido, uma boa alternativa para os empresários brasileiros é adquirir ferramentas para automatizar, monitorar e gerenciar os documentos fiscais recebidos, por meio de parâmetros personalizados, que permitam a consulta ao XML, a ciência da operação, manifestação do destinatário, processamento, bloqueio e desbloqueio, bem como ao histórico de documentos. Esse tipo de ferramenta reduz o trabalho operacional, permitindo que os analistas das companhias fiquem focados em atividades que geram mais resultados e reduzem contingências.
Outra boa alternativa é a terceirização da entrega das obrigações acessórias para empresas que possuem recursos sistêmicos e tributários para fazê-los de maneira a garantir o compliance fiscal, bem como que detenham a capacidade operacional e tecnológica exigida. A terceirização evita riscos trabalhistas, na medida em que não existe vínculo entre empresa contratante e contratada.
Há consultorias, como é o caso da FH, que contam com ferramentas de auditoria eletrônica, que operam via Inteligência Artificial, Machine Learning e Data Mining, garantindo a qualidade e segurança das informações encaminhadas ao Fisco.
(*) Rosanna Matsuo é economista e bacharel em Ciências Contábeis. É membro da Área de Tax Compliance Services da FH, empresa de tecnologia especializada em processos de negócios e software, além de ser especialista em Direito Tributário, palestrante e professora de pós-graduação. Possui mais de 25 anos de experiência nas áreas fiscal e tributária.